Transcript
Sector de
Conocimiento
y Aprendizaje
Vicepresidencia
de Sectores y
Conocimiento
Edición
revisada
Marzo 2011
Lecciones aprendidas
El Noveno Aumento General de Capital (GCI-9) del Banco Interamericano de Desarrollo
(BID) confirmó la importancia de facilitar y mejorar el flujo y uso del conocimiento en
el Banco, ya que no sólo ha ampliado su capacidad financiera, sino que ha introducido
una nueva Estrategia Institucional, y una Agenda para un “Banco Mejor”. De esta manera, el GCI-9 posiciona al Banco como una institución que integra de manera flexible
sus recursos financieros, los conocimientos necesarios para diseñar y ejecutar con éxito
políticas y proyectos, y diferentes modalidades de interacción con su base de clientes,
conjugando la consecución de resultados con la creación de capacidades para el logro
de los objetivos de desarrollo.
Ello supone disponer de herramientas aptas para identificar y registrar los resultados
logrados, así como entender las causas subyacentes cuando estos no son los previstos
—positivos y/o negativos—, aprendiendo de las experiencias que permiten orientar y
mejorar la toma de decisiones y la rendición de cuentas. Por ello es importante aprender
continuamente de la experiencia derivada de la práctica operacional y corporativa del
Banco, para prevenir errores y adoptar prácticas exitosas que permitan mejorar la eficiencia y relevancia de las intervenciones.
La identificación, documentación y diseminación y la promoción del re-uso de las
lecciones aprendidas provenientes de la experiencia operacional y corporativa del BID
y de sus países miembros, persigue este objetivo. Esta Nota Técnica1 nos introduce en
el proceso de gestión de lecciones aprendidas como parte del ciclo de proyectos y del
mainstreaming en el “modus operandi” del Banco y, en los principios metodológicos que
orientan dicho proceso.
¿Qué es una lección aprendida?
Contactos en la División de
Gestión de Conocimiento
(KNL/KNM)
Elba Luna
Lorena Rodríguez Bu
[email protected]
Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un
proceso o una o varias experiencias, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre sus
resultados y los factores críticos o condiciones que pueden haber incidido sobre su éxito
o lo obstaculizaron. Las lecciones aprendidas se enfocan en la hipótesis que vincula causalmente los resultados buscados y aquello que ha funcionado o no ha funcionado para
alcanzarlos.
Las lecciones aprendidas permiten identificar tendencias de relaciones causa-efecto,
acotadas a un contexto específico y sugerir recomendaciones prácticas y útiles para la
replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño y/o ejecución de
otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares.
1
Este documento es una actualización de la Nota Técnica, publicada en Octubre de 2008.
Banco Interamericano de Desarrollo: Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas
•
¿Porqué sistematizar lecciones
aprendidas?
Aquellas derivadas de las intervenciones en
el desarrollo. Se enfocan en las hipótesis de
cambio y los componentes de las intervenciones/operaciones/proyectos del Banco,
que se proponen conseguir un determinado
resultado en el desarrollo. Estas lecciones
pueden conducir a recomendaciones sobre el
diseño y/o la ejecución de otros proyectos o
programas que se proponen lograr un resultado similar.
Lecciones derivadas de la experiencia de
gestión de las operaciones o proyectos. Son
aquellas que tratan de las metodologías,
prácticas y herramientas empleadas en la
gestión de los proyectos del Banco. Se pueden extraer lecciones sobre la elección del
producto financiero a utilizar, la coordinación
entre diversos actores, la selección de los indicadores, el proceso de aprobación de un
proyecto, entre otros temas.
Así entendidas, el valor agregado de las lecciones
aprendidas y de las recomendaciones que de ellas
derivan está en que permiten, para un determinado contexto, identificar:
1. factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad),
2. deficiencias (shortcomings) en políticas,
estrategias, programas, proyectos, procesos,
métodos y técnicas,
3. potenciales soluciones a problemas recurrentes mediante la identificación de nuevos
cursos de acción,
4. potenciales soluciones para replicar éxitos, y
5. potenciales cursos de acción para mitigar
riesgos.
•
•
¿Sobre qué aprendemos?
Lecciones producto de la experiencia de la
gestión corporativa. Son aquellas que derivan de la experiencia de implementación
de procesos, sistemas, servicios de que se
sirve el Banco para llevar a cabo su gestión
operativa e institucional. Las lecciones apren-
En el marco de una institución multilateral de
desarrollo como el Banco Interamericano de
Desarrollo, es posible identificar tres tipos de
lecciones aprendidas:
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Contactos en el Sector
de Conocimiento y
Aprendizaje (KNL/KNM)
Elba Luna
[email protected]
Lorena Rodríguez
[email protected]
Lina Salazar
[email protected]
2
Vicepresidencia
de Sectores y
Conocimiento
En Diciembre de 2006, el Directorio Ejecutivo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
aprobó la Propuesta para un Mecanismo Crediticio para el Financiamiento de Municipios
Brasileños (PROCIDADES), cuyos objetivos centrales son dinamizar la acción del Banco en el
ámbito municipal en Brasil y agilizar los procedimientos para la preparación y aprobación
de proyectos. El análisis de esta experiencia permitirá explorar temas relevantes vinculados
al diseño y a la ejecución del Mecanismo con el propósito de contribuir a identificar
aprendizajes y lecciones útiles para su ajuste y mejor funcionamiento y, adicionalmente,
para su eventual replicación.
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Sector de
Conocimiento
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Un observatorio es un proceso de acompañamiento de mediano plazo para
el análisis y documentación de aprendizajes. Se realiza durante la ejecución de un
proyecto o iniciativa e involucra a todos sus actores, especialmente miembros del
equipo de proyecto, agencias ejecutoras y beneficiarios.
El propósito de recuperar esas lecciones y aprendizajes de proyectos innovadores
que están en plena ejecución es: a) documentar las experiencias, difundiéndolas a
medida que se generan y dan origen a nuevos o diferentes modelos de trabajo y
productos; b) refinar y validar colectivamente los aprendizajes y buenas prácticas; c)
desarrollar un proceso de acompañamiento para la reflexión y sistematización, con
una proyección temporal de largo plazo; y d) hacer accesibles los aprendizajes a los
especialistas del Banco y a los equipos técnicos de los municipios para el ajuste y
mejora de las operaciones.
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capacitación del personal, una estrategia de
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de gestión de finanzas o recursos humanos,
la planificación presupuestaria, los servicios
generales, un sistema de información, la operacionalización de una reforma como el 9no.
Aumento General de Capital.
¿Cómo sistematizar lecciones
aprendidas?
La sistematización de lecciones aprendidas forma
parte del trabajo regular del BID y del ciclo de
vida de sus proyectos e intervenciones. Dicha
sistematización se inicia con la internalización
de un nuevo conocimiento (conocimiento implícito) producto de la experiencia operacional y/o
corporativa, en cualquiera de las fases del ciclo
de proyectos y continúa en un ciclo de gestión
de lecciones aprendidas (conocimiento explícito)
que incluye las fases de: (i) identificación, (ii) documentación, (iii) diseminación (iv) y re-uso. Estas
fases integran una ruta crítica. Cuando una lección aprendida es re-usada, se vuelve a iniciar el
ciclo de aprendizaje.
Las fases del ciclo de gestión de
lecciones aprendidas
La identificación de las lecciones aprendidas
consiste en reconocer y explicitar la probabilidad
de la existencia de una relación causal entre los
resultados de una experiencia y/o proceso y los
factores críticos que condujeron a dicho resultado. En esta fase es recomendable reflexionar
sobre aquello que funcionó bien y lo que no funcionó tan bien en relación a los resultados esperados de la experiencia, iniciativa o proceso que
se está analizando. Entre las metodologías para
identificar lecciones aprendidas con la participación de clientes y actores externos se encuentran
el After Action Review (formal e informal) y los
Observatorios de Experiencias.2
En el contexto del BID, la identificación de
lecciones aprendidas puede resultar también de
procesos más informales como el diálogo con
clientes, ayudas memoria de misiones o reunio-
2
Para mayor información acerca de la definición y metodologías de Lecciones Aprendidas le recomendamos visitar la página de KNL (http://knl/pages/240,ESPANOL,LECC
IONES+APRENDIDAS.html).
El Ciclo de gestión de lecciones aprendidas y el Ciclo de proyectos en el BID
Identificación
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LECCIONES
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Diseminación
* En caso del ciclo de proyectos, “Diseño” incluye Programación, Identificación, Preparación y Aprobación (http://knl/one)
3
Banco Interamericano de Desarrollo: Lecciones Aprendidas y Buenas Prácticas
nes ad-hoc entre los miembros de un equipo de
proyecto.
La documentación consiste en el desarrollo
de los elementos clave de una lección aprendida y la reconstrucción de la lógica que llevó a
la consecución de los resultados y las relaciones
causa-efecto identificadas. La documentación
de lecciones aprendidas contribuye a explicitar
un nuevo conocimiento, el contexto en el cual
fue identificado, la lógica causal entre lo que se
esperaba que sucediera y lo que sucedió en la
realidad y porqué, además de proveer recomendaciones prácticas para su aplicación en otros
casos. Existen varios formatos de documentación
de lecciones aprendidas, incluyendo la Nota de
Conocimiento, el ‘Nugget’ de Conocimiento, el
‘Policy Brief’, los Estudios de Caso, los informes de
After Action Reviews3.
El objetivo de la diseminación de lecciones
aprendidas es dar a conocer la existencia de un
nuevo conocimiento con el propósito de promover su re-uso. El método y formato de diseminación depende de la audiencia y sus necesidades
específicas. En algunos casos, las lecciones
aprendidas requerirán ser adaptas desde su
forma de documentación inicial. Existen diversos
métodos de diseminación, incluyendo publicaciones, páginas o plataformas web, Comunidades de Práctica, presentaciones personales,
talleres y seminarios.
3
KNL (http://knl/pages/240,ESPANOL,LECCIONES+APREN
DIDAS.html).
4
El re-uso es el proceso por el cual las lecciones aprendidas son aplicadas en otras experiencias y/o contextos. Requiere un esfuerzo
importante que asegure que las lecciones aprendidas estarán accesibles a los usuarios interesados y, de documentación sistemática como efecto
demostración.
Actores del Proceso
KNL a través de la División de Gestión de Conocimiento brinda apoyo metodológico y financiero
a las distintas unidades y equipos del Banco, para
que junto con sus clientes y socios en el desarrollo incorporen en su trabajo cotidiano la identificación, documentación, diseminación y re-uso
de lecciones aprendidas.
Papeles principales de los actores del
proceso de lecciones aprendidas:
• Usuarios
• Fuentes de lecciones
Clientes
KNL
Facilitador del proceso
de lecciones aprendidas
• Apoyo técnico
• Apoyo metodológico
Coordinación
Comunicación
Colaboración
Especialistas
del Banco
Gestores del proceso
de ejecución
• Fuentes de lecciones
• Usuarios