Excel

Transcript

Microsoft Office Microsoft Excel Facilitati de baza ale sistemului Excel Realizat de celebra firma de produse program Microsoft si integrat în grupul de produse destinate biroticii Microsoft Office Excel este cel mai raspândit si mai eficient sistem de calcul tabelar. El permite:      pastrarea datelor sub forma de tabele, deci într-o forma simplu de proiectat si utilizat; prelucrarea datelor; efectuare de calcule folosind formule; operatii de cautari, introduceri, eliminari, ordonari de informatii - (operatii specifice bazelor de date); raportarea rezultatelor în forme sugestive si diverse: Excel are directii de utilizare foarte variate:        birotica; realizarea profesionala a documentelor; gestiunea bazelor de date; aplicatii în domeniul financiar, contabil si management; servicii de prognoza, analiza statistica; proiectare inginereasca; aplicatii complexe. Fereastra aplicatiei Excel La intrarea în sistemul Excel, pe ecran apare fereastra din figura nr.1, ale carei principale elemente sunt: 1. meniul cu optiunile disponibile; 2. barele de instrumente cu butoane pentru executia directa a unor comenzi (fara a intra în meniuri si submeniuri); Microsoft Office Microsoft Excel 3. bara pentru introducerea de formule; 4. zona pentru introducerea informatiilor într-un element din tabel (celula); 5. fereastra documentului ce contine zona de lucru Figura nr.1 - Elementele ferestrei Excel Descrierea facilitatilor sistemului Excel se va structura pe urmatoarele teme: documente Excel, celule si domenii, inclusiv facilitatile de editare si formatare, operatii specifice bazelor de date, reprezentari grafice si facilitati avansate. Microsoft Office Microsoft Excel Operatii cu mape(registre) de lucru Principalele operatii cu mape în Excel se realizeaza prin intermediul optiunilor meniului File (a se vedea figura nr.2) si sunt urmatoarele: • • • deschiderea unui registru nou se face cu optiunea File - New (de fapt, la intrarea într-o sesiune de lucru Excel se deschide implicit o mapa noua, numita Book1); deschiderea unei mape existente (introdusa anterior într-un fisier pe disc) File - Open; salvarea unei mape (depunerea continutului intr-un dosar, pe disc; altfel, documentul din memoria interna a calculatorului se va pierde la iesirea din Excel): o o • • • cu caracteristici noi : File - Save As (de exemplu, se pot schimba numele si localizarea fisierului); cu aceleasi caracteristici: File - Save; închiderea unei mape: File - Close; tiparirea la imprimanta: File - Print pentru vizualizarea prealabila a informatiei care urmeaza a fi tiparita se utilizeaza comanda File - Print Preview Se observa ca aceste comenzi sunt analoage cu cele din majoritatea produselor Microsoft Office folosite uzual, inclusiv Microsoft Word. Microsoft Office Microsoft Excel Figura nr. 2 - Optiunile meniului File Operatii cu foi de lucru Pentru a opera cu foi de lucru (SHEET), se va specifica întâi foaia (sau foile) asupra careia se opereaza - se spune ca se selecteaza foaia / foile - si apoi se va alege actiunea dorita: 1. selectarea unei/unor foi (prezentam operarea cu mouse-ul) Microsoft Office • • • Microsoft Excel o foaie: clic cu mouse-ul pe zona care contine numele foii respective; mai multe foi: tasta CTRL apasata si clic cu mouse-ul pe fiecare dintre foile respective; mai multe foi alaturate: selectarea primei etichete urmata de mentinerea tastei SHIFT apasate si de selectarea ultimei etichete; 2. introducerea unei foi într-o mapa - se va utiliza comanda Insert - Worksheet, care permite inserarea unei noi foi de lucru în mapa curenta înaintea foii de lucru selectate. 3. eliminarea unei/unor foi de lucru - se selecteaza foaia/foile, apoi se utilizeaza comanda Edit - Delete Sheet (sau se alege optiunea Delete din meniul contextual). 4. redenumirea unei foi de lucru - se poate realiza prin efectuarea unui dublu clic cu mouse-ul pe numele foii si tastarea noului nume, sau prin selectarea optiunii Rename din meniul contextual. 5. mutarea unei/unor foi (schimbarea pozitiei în cadrul mapei de lucru curente) - se selecteaza foaia si se deplaseaza cu mouse-ul pâna la pozitia dorita. O alta posibilitate este de a alege optiunea Edit - Move or Copy Sheet sau optiunea Move or Copy din meniul contextual (se poate muta si în alta mapa) 6. copierea unei/unor foi (depunerea într-un al doilea exemplar în pozitia noua) - se selecteaza foaia, se mentine apasata tasta CTRL si se realizeaza deplasarea mouse-ului în noua pozitie. Alternativ, pentru a se putea realiza copierea si în alta mapa, se pot utiliza comenzile prezentate la mutare, activând optiunea Create a Copy. Microsoft Office Microsoft Excel În concluzie, se poate retine ca cea mai simpla metoda de a executa operatii asupra foilor de lucru este folosirea comenzilor din meniul contextual, meniu care se activeaza printr-un clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, dar exista comenzi analoage si în meniurile principale. Obs. Un tip special de mape îl constituie sabloanele. Daca avem de creat mai multe documente cu o structura asemanatoare si cu informatii comune, în loc sa le introducem sau copiem de mai multe ori, vom crea un document sablon, pe care-l vom putea folosi la crearea celorlalte documente. Sablonul se creeaza ca un document normal dar se salveaza cu tipul Template; fisierul corespunzator va avea extensia XLT. Pentru a putea fi deschise usor cu File - New - General, se recomanda salvarea sabloanelor în directorul implicit "Microsoft Office\Templates". În vederea obtinerii documentului creat pe baza unui sablon, se deschide sablonul, se efectueaza modificarile necesare si se salveaza continutul (ca fisier XLS). Unele versiuni Excel ofera si sabloane automate (în general pentru gestiunea micilor afaceri); acestea se deschid cu File - New, activând pagina Spreadsheet Solutions. Celule si domenii Tipuri de date care se pot introduce în foaia de lucru Datele dintr-o foaie de lucru sunt organizate sub forma unui tabel în care liniile sunt numerotate 1, 2, 3, ... reprezintând antetele de linii iar coloanele A, B, C, ... reprezentând antetele de coloane. Exista 16384 de linii si 256 de coloane (A, ..., Z, AA, ..., AZ, BA, ..., BZ, IA,..., IV). Microsoft Office Microsoft Excel Un element de baza din tabel este intersectia unei linii cu o coloana si se numeste celula. O celula se identifica prin litera coloanei si numarul liniei corespunzatoare, de exemplu A2, B10 etc. O asemenea combinatie se numeste referinta sau adresa celulei. Observatie. De fapt mai exista un sistem alternativ de identificare a celulelor care poate fi ales dintre optiunile sistemului Excel (Tools - Options - General): RiCj, unde i este numarul liniei, iar j - numarul coloanei. O zona dreptunghiulara de celule alaturate (adiacente) se numeste domeniu. El se va identifica printr-o referinta care contine adresele celulelor din coltul stânga sus si coltul dreapta jos din domeniu, separate de ":". De exemplu, domeniul a2:e5 contine 5*4=20 celule. Într-o celula se pot introduce doua tipuri de informatii: a)valori b)formule (de calcul cu valori) a) Valorile sunt date constante de urmatoarele tipuri: • • • text (sir de caractere) - succesiune de maximum 255 de caractere tiparibile; numar întreg sau real în format cu parte întreaga si parte fractionara sau în format cu exponent (stiintific), de tipul n.mmmE{+/-}ee. Un numar poate contine urmatoarele caractere speciale: +, - (semn), ( ) pentru un numar negativ, separator de mii, sute de mii, / simbol de fractie, $ simbol monetar, % procent, . punct zecimal, E si e exponent (notatie stiintifica); data calendaristica si marca de timp/ora. Microsoft Office Microsoft Excel Orice data calendaristica se converteste în data de tip numeric, adica un numar reprezentând numarul de zile scurs de la o data de referinta (uzual, 1 ianuarie 1900). De exemplu, datei 1 ianuarie 1900 îi corespunde numarul de zile 1, datei 2 ianuarie 1900 - numarul 2 etc. • • logic: TRUE, FALSE (rezultate ale unor functii); eroare, daca Excel nu poate evalua o formula. De exemplu: dorim sa cream un tabel cu candidatii la un concurs de admitere (vezi figura de la Teme propuse). Vom retine: numele si prenumele lor, împreuna cu notele la trei probe de examen. Intentionam sa le calculam media, sa-i ordonam dupa medii si sa reprezentam grafic rezultatele. Coloanele: Nume, Prenume vor avea valori sir de caractere sau text iar Nota1, Nota2, Nota3 - numere reale. Întregul domeniu este a3:f24, iar valorilor de nume le corespunde domeniul a4:a24 etc. b) Formulele sunt expresii compuse din operanzi si operatori. Ele se vor introduce precedate de semnul “= “ Operanzii sunt constante, referinte la celule sau domenii, nume si functii (predefinite sau definite de catre utilizator). Referintele sunt constructii care permit identificarea celulelor sau grupurilor de celule. O referinta se va numi relativa daca apare într-o formula, iar la copierea formulei referinta respectiva se va modifica corespunzator pozitiei ei relative fata de noua celula. Microsoft Office Microsoft Excel De exemplu, daca în celula b2 avem formula =sum(a1, c3) si ea se copiaza în celula e3, atunci aici se va modifica automat în =sum(d2, f4). Pentru a fixa pozitia unei coloane sau linii într-o referinta, o prefixam cu caracterul $ în fata coloanei/liniei. Astfel, obtinem referinte absolute (de exemplu: $A$10, $B$5) sau mixte, pentru care numai una din specificatiile de linii sau coloane este absoluta iar cealalta este relativa (de exemplu: $A10, A$10). Exista referinte care pot adresa: • • date din alte foi de lucru - denumite referinte 3D. Acestea au forma numefoaie!referinta. De exemplu, Sheet1!$A$2, Sheet2:Sheet5!A5:C8. date din alte mape de lucru - denumite referinte externe. Acestea specifica numele mapei si al foii (calea de directoare este obligatorie daca fisierul mapei nu se gaseste în directorul curent) în forma 'cale_director[nume_mapa]nume_foaie'!referinta. De exemplu: 'c:\temp\[fisxl.xls]foaia1'!$a$2 sau [ex.xls]adresa!$b$3 (ultimul fisier se afla în directorul curent). • date din alte aplicatii - denumite referinte la distanta. Acestea au forma: nume_aplicatie|nume_doc! referinta. Exemplu: Word.Doc.6|'c: \temp\ci12.doc'! adresaleg. Numele - pot fi definite pentru a identifica celule sau domenii. Se selecteaza cu mouse-ul zona dorita, apoi se alege optiunea Insert - Name - Define si se introduce numele dorit. Pentru Microsoft Office Microsoft Excel referirea unui domeniu modificabil care apare în mai multe formule din foaia de lucru, asocierea unui nume este foarte utila. În acest caz, modificarea domeniului se va realiza o singura data, prin redefinirea numelui si nu în toate aparitiile adresei sale din foaia de lucru. În plus, folosirea unor nume sugestive de domenii poate simplifica întelegerea calculelor din foaia de lucru. Functii - exista diferite tipuri de functii predefinite :statistice, matematice, pentru date si ore, pentru baze de date financiare, pentru texte, cautari, logice. Informatii despre fiecare functie putem obtine cu butonul Paste Function (marcat cu simbolul "fx") sau prin utilizarea optiunii Insert - Function. Operatorii - precizeaza operatia/actiunea care se executa asupra operanzilor. În functie de tipurile operanzilor, acestia pot fi: 1. aritmetici: +, -, *, /, ^ (ridicarea la putere), % (simbolul procent dupa o valoare); 2. pentru siruri de caractere: concatenare & (alaturare); 3. relationali - pentru verificarea relatiilor matematice =, <, >, <=, >=, <> (diferit), având ca rezultat o valoare logica; 4. pentru referinte la celule sau domenii - combina 2 referinte: • • caracterul ":" între 2 referinte la celule sau domenii creeaza un domeniu (dupa s-a aratat înainte); caracterul spatiu între 2 referinte defineste domeniul comun; Microsoft Office • Microsoft Excel caracterul virgula (,) între 2 referinte defineste reuniunea celor 2 domenii. Exemple: sum(d7:e7), sum(a1:b5 b3:c7), sum(a1:b5,b3:c7). Exista o ordine prestabilita în care se evalueaza operatorii, data de un tabel al prioritatii operatorilor. În ordinea descrescatoare a prioritatilor, acesta este: : (domeniu), spatiu (intersectie de domenii), virgula (reuniune de domenii), - (operatorul unar de negativare), % (procent), ^ (ridicare la putere), “*” si “/” (înmultire si împartire ca operatori binari cu aceeasi prioritate), + si - (adunarea si scaderea ca operatori binari, cu aceeasi prioritate), $ (concatenare), operatorii relationali. Observatie. Pentru calcularea unei sume exista buton special marcat cu simbolul Σ si nu este neaparat necesara selectarea domeniului (daca acesta se poate deduce, fiind situat adiacent pe o linie sau coloana), ci se realizeaza o simpla pozitionare în celula situata imediat sub/în dreapta domeniului. În introducerea formulelor, pentru ca acestea sa calculeze corect valorile dorite, se recomanda sa se acorde atentie modului de adresare. În cazul în care, din greseala, în formula dintr-o celula apare însasi adresa celulei, va rezulta un calcul infinit, limitat doar de numarul maxim de iteratii stabilit în optiunile Excel (Tools - Options - Calculation). O asemenea eroare este semnalata de sistem cu mesajul "Circular Reference". Pentru rezolvarea unor probleme de adresare mai complexe, cu lanturi de dependente multiple se pune la dispozitie facilitatea Tools - Auditing. În plus, modificarea valorii unei celule implicate într-un calcul astfel încât sa se obtina un anumit rezultat final într-o celula destinatie se poate realiza folosind Microsoft Office Microsoft Excel optiunea Tools - Goal Seek, specificând valoarea finala dorita si adresa celulei care se doreste modificata (a se vedea figura nr.3). Figura nr. 3 - Fereastra Goal Seek În afara de valoarea sau formula introdusa într-o celula, acesteia i se mai poate atasa un comentariu, care va aparea la deplasarea cursorului mouse-ului deasupra celulei, relevând semnificatia unor date din foaia de lucru. Introducerea comentariului se poate realiza din meniul principal cu Insert Comment sau din meniul contextual al celulei sau domeniului selectat, cu optiunea Insert Comment. Comentariile se poate edita cu optiunea Edit Comment (din meniul contextual al domeniului selectat sau din meniul Insert) si sterge cu Delete Comment (din meniul contextual). Toate comentariile introduse în foaia de lucru se pot activa (vizualiza) /inactiva folosind optiunea View - Comments, care afiseaza suplimentar o bara de instrumente destinata operarii asupra acestora. Microsoft Office Microsoft Excel Modificarea datelor din foaia de lucru Odata introduse datele în foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operatii de editare. Editarea valorii unei celule se realiza prin: • • • clic dublu cu mouse-ul pe celula respectiva; selectarea celulei si apoi selectarea barei de formule; apasarea tastei F2. Dupa ce se realizeaza modificarile dorite, se tasteaza ENTER. Pentru a realiza operatii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplica regula de baza de a selecta întâi zona supusa prelucrarii, iar apoi de a specifica actiunea dorita. Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stânga apasat, peste zona de celule dorita. O linie sau o coloana se mai pot selecta prin actionarea cu mouse-ul a antetului lor. De exemplu, daca se doreste selectarea întregii coloane C, se va efectua un clic cu mouse-ul pe zona care contine litera C din partea superioara a zonei de lucru. Daca se doreste selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se efectueaza un clic cu mouse-ul pe butonul aflat la intersectia antetului de linie cu antetul de coloana (a se vedea figura nr.4). Microsoft Office Microsoft Excel Figura nr. 4 - Selectarea celulelor unei foi de lucru Operatiile de editare posibile sunt descrise în continuare: Mutarea unei zone selectate se poate realiza prin: • • • efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre marginile domeniului, mentinerea butonului mouse-ului apasat si deplasarea în noua pozitie; daca se doreste inserarea între alte date, se va tine tasta SHIFT apasata (implicit se scrie peste datele existente); utilizarea optiunilor Edit - Cut si Edit - Paste; utilizarea butoanele Cut si Paste din bara de instrumente. Copierea unei zone selectate se poate realiza prin: • • • efectuarea acelorasi operatii ca si în cazul mutarii, doar ca se mentine tasta CTRL apasata; utilizarea optiunilor Edit - Copy si Edit - Paste; utilizarea butoanele Copy si Paste din bara de instrumente. Observatie. O facilitate speciala de copiere este oferita prin intermediul optiunii Edit - Paste Special (vezi figura nr.5), care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate din sursa Microsoft Office Microsoft Excel marcata: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. În plus, în cazul în care sursa este un domeniu, se pot realiza operatii speciale la destinatie: transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operatii aritmetice sau matriciale între domeniile sursa si destinatie. Figura nr. 5 - Fereastra Paste special Stergerea continutului unei zone selectate se realizeaza prin utilizarea optiunii Edit - Clear cu una dintre urmatoarele variante: • • • All - stergerea întregului continut al zonei; Contents - stergerea valorii sau formulei din zona respectiva; Formats - eliminarea atributele de formatare a zonei; Microsoft Office • Microsoft Excel Notes - stergerea comentariilor din zona de celule respectiva. Observatii: 1. Utilizarea comenzii Clear conduce doar la stergerea continutului zonei selectate, fara a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaza operatii de translatare de linii si coloane). 2. Eliminarea continutului unor linii/coloane utilizând exclusiv mouse-ul se mai poate realiza selectând acea zona, pozitionând mouse-ul pe "handle" si deplasând mouse-ul, cu butonul stâng apasat, în sus pentru coloane, respectiv la stânga pentru linii. Transpunerea liniilor si coloanelor se poate face la o copiere prin intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din fereastra de dialog Paste Special (a se vedea figura nr.5). Inserarea de celule, linii si coloane vide se realizeaza prin intermediul optiunilor Cells, Rows si respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu, prin intermediul comenzii Insert - Rows se va insera o linie întreaga înaintea liniei care contine celula curenta (selectata). O alta posibilitate de a insera o linie/coloana vida este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate. Inserarea simultana a mai multor linii/coloane vide se realizeaza prin selectarea liniilor/coloanelor înaintea carora se vor realiza inserarile, apoi activarea optiunii Insert Rows/ Insert - Columns. Se va insera un numar de linii/coloane identic cu cel selectat. Microsoft Office Eliminarea unor celule, linii sau coloane: • Microsoft Excel • eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaza folosind comanda Edit - Delete. În fereastra de dialog care apare se precizeaza directia deplasarii celulelor din jurul domeniului (la stânga sau la dreapta) sau daca este vorba de o linie/coloana întreaga; eliminarea unor linii/coloane: se selecteaza liniile/coloanele dorite (CTRL + clic pe antetul fiecareia), apoi se alege Edit - Delete sau optiunea similara din meniul contextual. Observatie. Prin utilizarea comenzii Edit - Delete, elementele specificate se elimina complet, celulele înconjuratoare luându-le locul prin translatie. Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dupa anumite criterii (de obicei, un nume sau o referinta de domeniu) se realizeaza prin comanda Edit - Go To si optiunile ferestrei de dialog cu acelasi nume. Celule identificate vor fi automat selectate. Cautare si înlocuire de valori - se selecteaza grupul de foi în care se face cautarea, apoi se utilizeaza comenzile Edit Find sau Edit - Replace care functioneaza în mod identic cu cele din Word. Facilitati de formatare Daca dorim ca valorile din foaia de lucru sa apara afisate sub o anumita forma sau cu un anumit aspect, putem sa realizam Microsoft Office Microsoft Excel acest lucru folosind facilitatile de formatare oferite de Excel. Formatarea se refera la: a. modul în care reprezentarea unei valori, dependenta de tipul ei, se reflecta în afisare; b. aspectul sub care se afiseaza pe ecran. a. Referitor la modul de afisare, de exemplu, un numar poate reprezenta o suma de bani, un procentaj, un numar real, o data calendaristica sau un moment de timp. Pentru reprezentarea valorilor, exista mai multe categorii de formate: • • • • • pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (întreg, real, cu exponent); pentru date si ore: Date, Time; pentru sume de bani: Currency, Percentage; pentru coduri postale, numere de telefon etc. definite de utilizator: Custom. Aceste formate definesc doar valoarea care se afiseaza pe ecran, nu si reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afisa un numar cu doua zecimale dar el se va reprezenta în memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie cât mai buna, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie. b. Aspectul se refera la forma caracterelor, culoarea lor si a fondului, tipul chenarului (forma, dimensiune, culoare). Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format atasate celulelor sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refera la aspectele descrise mai sus si intra în actiune în Microsoft Office Microsoft Excel momentul afisarii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate, inclusiv la nivel de caracter. Asocierea atributelor de format se poate realiza prin utilizarea butoanelor de formatare continute în bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format - Cells si a optiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia (a se vedea figura nr.6). Figura nr. 6 - Fereastra de dialog Format Cells O combinatie de atribute de formatare alcatuieste un stil. Utilizatorul îsi poate defini, dupa necesitati, stiluri proprii sau poate folosi câteva stiluri predefinite. Exista de asemenea facilitati de formatare automata (functia AutoFormat, similara cu cea din Word). Microsoft Office Microsoft Excel Teme propuse Tema nr. 1 1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu numele Sheet1; noua denumire va fi Produse. 2. În foaia de lucru cu numele Produse se va introduce, începând cu celula A1, un tabel care sa contina pe linii denumirile a cel putin trei produse ale unei firme imaginare. Coloanele vor reprezenta lunile Ianuarie, Februarie si Martie, iar la intersectia dintre o linie si o coloana a tabelului se va afla numarul de bucati vândute din produsul corespunzator respectivei linii în luna corespunzatoare coloanei. Într-o ultima coloana a tabelului se va mentine pretul unitar pentru fiecare dintre produsele firmei. Pentru formatarea capului de tabel se va folosi fontul Arial Italic de 13 puncte, iar pentru celelalte celule fontul Times New Roman Normal de 14 puncte. 3. Sa se calculeze, pentru fiecare produs în parte, sumele obtinute din vânzari pe toate cele trei luni, apoi sa se calculeze încasarile totale ale firmei pe fiecare dintre cele trei luni. Se vor utiliza operatii de copiere a continutului unor celule. 4. Sa se mute tabelul creat anterior în zona având celula B3 ca si colt stânga-sus, dupa care sa se salveze mapa de lucru curenta într-un fisier cu numele firma.xls. Tema nr. 2 1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa se deschida o noua mapa de lucru. Sa se redenumeasca foaia de lucru cu Microsoft Office Microsoft Excel numele Sheet2; noua denumire va fi Telefon. Aceasta foaie de lucru va fi apoi adusa pe prima pozitie în cadrul mapei curente. 2. Sa se creeze, în cadrul foii de lucru Telefon, un tabel Excel care sa simuleze evidentele unei companii de telefoane. Pentru fiecare abonat se vor retine: numele abonatului, numarul de telefon si sumele de plata pe fiecare din lunile anului. Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman de 13 puncte. 3. Pe baza datelor din tabel sa se calculeze, pentru fiecare abonat, o suma lunara medie de plata, precum si suma totala pe care compania o are de încasat de la abonati. 4. Sa se copieze capul de tabel într-o alta foaie de lucru a mapei curente, foaie care va primi denumirea Tabel. Sa se salveze mapa de lucru curenta într-un fisier cu numele abonati.xls. Tema nr. 3 1. Sa se deschida o noua mapa de lucru Excel care sa fie salvata într-un fisier cu numele librar.xls. 2. Sa se creeze, în cadrul foii de lucru curente, un tabel Excel care sa descrie vânzarile unei librarii pentru patru titluri. Pentru fiecare titlu se vor retine denumirea cartii, autorul, pretul unitar, intrari (numarul de produse primite), iesiri (cantitate vânduta). Pentru editarea capului de tabel se va utiliza fontul Times New Roman, înclinat si de 12 puncte, iar pentru liniile tabelului se va folosi fontul Arial de 11 puncte. Foaia de lucru va avea numele CARTE. Microsoft Office Microsoft Excel 3. Pe baza datelor din tabelul anterior, sa se calculeze stocul existent la fiecare titlu si suma obtinuta din vânzarea fiecarui tip de produs. Sa se determine apoi vânzarile totale. Reprezentari grafice Sistemul Excel permite crearea de diagrame care sa reprezinte grafic datele dintr-o foaie de lucru. Folosind aceste reprezentari grafice se usureaza întelegerea unor fenomene si uneori se pot evidentia tendinte de evolutie. Excel pune la dispozitie 14 tipuri de diagrame, din care 8 sunt bidimensionale (2D) iar 6 sunt tridimensionale (3D). În plus, fiecare tip are o serie de subtipuri sau formate din care se poate alege cel dorit. Crearea diagramelor O diagrama se poate introduce: a. direct în foaia de lucru (se numeste diagrama fixata) se creeaza cel mai simplu cu butonul Chart Wizard; b. într-o foaie de lucru noua (care se va insera înaintea celei curente) - se creeaza cu Insert - Chart - As New Sheet. Pentru crearea unei diagrame, parametrii necesari se precizeaza în cinci ferestre de dialog gestionate de asistentul Chart Wizard. În cei cinci pasi se specifica: 1. 2. 3. 4. zona de date; tipul dorit de diagrama; subtipul de diagrama; modul de alegere a datelor (pe linii, coloane); Microsoft Office Microsoft Excel 5. legenda, titlurile pentru diagrama si axe. La sfârsit, se alege butonul Finish. De la un pas se poate reveni la anteriorul cu Back, iar la urmatorul se poate trece cu Next. Finish declanseaza crearea graficului iar Cancel anuleaza procesul. Pentru diagramele fixate, la început se va delimita zona în care va aparea diagrama. Diagramele folosesc reprezentari grafice prin puncte, linii, suprafete, coloane (2D), bare (3D), sectoare de cerc sau alte simboluri. Într-o diagrama 2D, axa X se numeste axa categoriilor iar axa Y este axa valorilor. În cazul în care diagrama reprezinta un tabel de valori în care liniile si coloanele au etichete (si nu o simpla succesiune de valori), vom putea opta între considerarea categoriilor ca linii sau coloane ale tabelului. Daca categoriile sunt linii, atunci elementele de pe coloane vor fi numite serii si vor aparea în legenda. Numele lor vor fi selectate din prima linie a domeniului. Daca categoriile sunt coloane, elementele de pe linii vor fi numite serii si vor aparea în legenda; numele lor vor fi selectate din prima coloana a domeniului. Pentru o diagrama 3D, axa X va fi axa categoriilor, axa Y - a seriilor iar axa verticala Z - a valorilor. Tipuri de diagrame Tipul de diagrama dorit se alege în functie de aspectele pe care dorim sa le evidentiem prin reprezentarea grafica: Area, Bar, Column, Line, Pie, Doughnut. Dintre acestea, tipul histograma 2D sau 3D (Column sau Bar - "turn") este foarte des folosit. Microsoft Office Microsoft Excel Figura nr.15 - Exemple de diagrame de tip Column si Bar În tabelul de date al graficului din figura nr.15: • • daca categoriile sunt linii (si seriile - coloane), de linii sunt: 1st Qtr, 2nd Qtr, 3rd Qtr, 4th antetele de coloane sunt: East, West, North; daca categoriile sunt coloane (si seriile - linii), de linii sunt: East, West, North iar antetele de sunt: 1st Qtr, 2nd Qtr, 3rd Qtr, 4th Qtr. antetele Qtr iar antetele coloane Pentru exemplul din figura nr.7, s-a ales un grafic de tip functie. Valorile de pe abscise nu s-au mai specificat în domeniu fiindca s-au folosit valorile implicite (0,...,10). Microsoft Office Microsoft Excel Figura nr.7 Microsoft Office Microsoft Excel Operatii cu diagrame Chiar si dupa crearea unei diagrame, asupra acesteia se pot realiza numeroase operatii: selectare (clic), mutare (deplasare cu mouse-ul), redimensionare (deplasarea marginilor), eliminare (tasta Delete), activare/editare (clic dublu). În plus, orice element al unei diagrame poate fi selectat cu clic pe elementul respectiv si ulterior modificat (uzual, se folosesc optiunile din meniul sau contextual). Diagrama poate fi actualizata prin modificarea elementelor ei. Se pot specifica optiuni de formatare sau chiar se pot schimba modul de interpretare a datelor, tipul si forma diagramei. La o diagrama se pot adauga serii sau categorii noi de date prin deplasarea lor în zona diagramei (se mai pot utiliza optiunile din meniul sau contextual). Aspectul fiecarui element dintr-o diagrama se poate modifica prin operatii de formatare (schimbarea dimensiunii sau formei caracterelor, schimbarea culorilor, dimensiunii si formei liniilor, orientarii textelor etc.). De asemenea, se pot combina doua reprezentari într-o diagrama (diagrame combinate). Cu butoanele din bara Drawing Toolbar, analoaga celei din Word, se pot desena obiecte grafice care ulterior se pot prelucra cu facilitatile cunoscute din Word. Microsoft Office Microsoft Excel Prelucrarea datelor cu operatii specifice bazelor de date O baza de date contine un ansamblu de date structurate într-o forma specifica; structura de memorare si organizare a informatiilor faciliteaza gestiunea lor (operatii de memorare, regasire a datelor etc.). Un tabel Excel poate fi privit ca o baza de date pentru care numele de date sau câmpurile sunt numele coloanelor tabelului iar fiecare set de valori pentru aceste nume (înregistrare) se gaseste într-o linie a tabelului. Astfel, un tabel Excel implementeaza în mod natural ceea ce este cunoscut sub numele de model relational de organizare a bazelor de date. În Excel, pentru o structura de acest tip se mai foloseste si denumirea de lista. Operatii cu liste a) Crearea unei liste se face prin introducere de valori, respectând principiile descrise în subcapitolele anterioare (numele câmpurilor apar ca nume de coloane). Listei astfel construite i se poate asocia un nume cu optiunea Insert - Name - Define. b) Actualizarea listei - presupune operatii de modificare a valorilor, adaugare si eliminare de înregistrari din lista. Aceste operatii se realizeaza foarte usor folosind formularele de date. Un astfel de formular se poate crea prin selectarea comenzii Data - Form în timp ce cursorul este pozitionat în cadrul tabelului de date. Fereastra formularului permite modificarea valorilor prin operatii uzuale de editare, adaugarea unei înregistrari (New), eliminarea înregistrarii curente (Delete) (a se vedea figura nr.8). Microsoft Office Microsoft Excel Dupa efectuarea acestor operatii, modificarile corespunzatoare apar si în foaia de lucru. Figura nr.8 - Exemplu de formular pentru date c) Cautarea înregistrarii care îndeplineste anumite proprietati se poate face folosind tot formularul de date: Data - Form. Butonul Criteria permite specificarea valorilor cautate, care se vor introduce într-o fereastra de tip înregistrare. Se va realiza pozitionarea pe înregistrarea (înregistrarile) care îndeplinesc conditiile specificate. În cazul mai multor înregistrari, se va putea trece de la una la alta. De exemplu, în lista din figura nr.7 se poate cauta o anumita persoana sau sau toate persoanele cu proprietatea "Media >9". d) Sortarea înregistrarilor dintr-o lista este operatia de rearanjare a înregistrarilor, dupa valorile unuia sau mai multor Microsoft Office Microsoft Excel câmpuri, numite chei, în ordine alfabetica, numerica sau cronologica (crescatoare sau descrescatoare). Sortarea se realizeaza folosind comanda Data - Sort. În fereastra care se deschide se specifica cheile de sortare (a se vedea figura nr.9). Primul câmp dupa care se face ordonarea se numeste cheie principala. Daca exista mai multe înregistrari care au aceeasi valoare pentru aceasta cheie, putem specifica alta cheie de ordonare (secundara). Astfel, în Excel, la o operatie de sortare se pot specifica maximum trei chei de sortare. Figura nr. 9 - Fereastra de dialog Sort Microsoft Office Microsoft Excel Pentru fiecare cheie se poate opta între sortare crescatoare sau descrescatoare (Ascending/Descending). Observatie. Cu o tehnica mai deosebita, utilizatorul îsi poate defini ordini în liste speciale care contin anumite valori (de exemplu: zilele saptamânii, lunile anului) folosind Tools - Options - Custom List - List Entries. e) Selectarea înregistrarilor care îndeplinesc anumite proprietati (filtrare). Sa presupunem, de exemplu, ca dorim ca toate persoanele retinute în foaia de lucru din figura nr. 7 si care au media mai mare decât 9 (Media > 9) sa fie afisate separat în foaia curenta de lucru. Aceast tip de prelucrare a informatiilor se realizeaza prin intermediul comenzii Data - Filter. Exista doua posibilitati de obtinere a rezultatelor dorite: 1) cu AutoFilter - specificam pentru fiecare câmp valoarea dorita sau o proprietate (fiecarui câmp i se ataseaza o lista de forma: All, Custom, lista de valori). În exemplul nostru, pentru toate câmpurile specificam All în afara de câmpul Media, unde specificam cu Custom conditia >9 (greater than 9). 2) cu Advanced Filter - se pot introduce domenii de selectare mai complexe. Se va cere: • • domeniul listei din care se face selectia (List range); domeniul de criterii (Criteria range). Într-un domeniu de criterii câmpurile pentru care se specifica conditiile Microsoft Office Microsoft Excel • se depun ca si cap de tabel (vezi figura nr.11). Între conditiile din acelasi rând se aplica operatorul logic And iar între conditiile din rânduri diferite - operatorul logic Or. eventual domeniul destinatie sau coltul sau stânga sus, daca nu se doreste ca selectia sa se realizeze în pozitia curenta (Copy to - a se vedea figura nr.10). Figura nr. 10 - Ferestra de dialog Advanced Filter Exemplul 1: Folosim exemplul din figura nr.7 . Sa presupunem ca dorim sa copiem toate înregistrarile studentilor care au media cuprinsa în intervalul [8.5, 9.5] în foaia de lucru curenta, începând cu celula I30. Câmpurile ferestrei de dialog Advanced Filter se vor completa dupa cum urmeaza: List range va contine întreaga lista ($A$3:$F$24), Criteria range va contine celulele criteriului de selectie ($H$19:$I$20) - vezi figura nr.11, iar Copy to va contine locatia unde se va realiza copierea ($I$30). Microsoft Office Microsoft Excel Figura nr.11 - Exemplu de domeniu de criterii Observatie. Daca se doreste reafisarea tuturor înregistrarilor din lista, se alege optiunea Data - Filter - Show All. f) Rezumarea datelor În fiecare grup de înregistrari care au aceeasi valoare pentru un câmp dat, asupra valorilor unor câmpuri specificate se pot aplica diverse functii de sinteza (medie, numarare, implicit suma). Astfel, se pot realiza simplu totaluri si subtotaluri. În locul functiei suma, se pot specifica si alte functii: numar de elemente (Count), medie (Avg), maxim (Max), minim (Min) etc. Operatia se poate repeta pentru valorile altui câmp; astfel se va obtine un rezumat al listei initiale. Anterior, înregistrarile trebuie sortate dupa câmpul/câmpurile ale carui/caror grupe de valori egale se urmaresc. Daca se doreste sa se realizeze calcule asupra unei liste folosind un domeniu de conditii (adica sa se prelucreze doar liniile care îndeplinesc acele conditii), se vor utiliza functiile specifice bazelor de date: DSUM (suma pentru o baza de date), DAVERAGE (medie pentru o baza de date), DCOUNT (numarare pe o baza de date) etc. Aceste functii sunt Microsoft Office Microsoft Excel caracterizate de trei parametri: domeniul bazei de date, câmpul pe care se face calculul si domeniul de criterii care selecteaza liniile implicate în calcul. În exemplul din figura nr.7 se calculeaza numarul de note cuprinse în fiecare din intervalele: [0.5, 1.5), [1.5, 2.5), [2.5, 3.5), ...., [8.5, 9.5), [9.5, 10]. În acest scop se utilizeaza functia DCOUNT specificând pe rând: domeniul asupra caruia se aplica functia, câmpul dupa care se realizeaza numararea, precum si domeniul de criterii care contine conditia de îndeplinit pentru înregistrarile asupra carora se aplica operatia. g) Tabele de sinteza Tabelele de sinteza sau tabelele pivot (Pivot Table) realizeaza sintetizarea datelor dintr-o baza de date Excel din mai multe perspective. Utilizatorul poate alege câmpurile care sa constituie titluri de pagina, de linie sau de coloana, sau câmpuri care sa fie utilizate în realizarea unor calcule. Vom explica utilizarea tabelelor pivot pe un exemplu concret. Sa presupunem ca avem baza de date Studenti care contine înregistrarile din figura nr.12 si ca dorim sa aflam câti studenti din fiecare grupa sunt deja memorati în baza de date. Microsoft Office Microsoft Excel Figura nr. 12 - Baza de date Studenti Se vor efectua urmatorii pasi: • • • • • se lanseaza în executie comanda Pivot Table din meniul Data; în fereastra de dialog deschisa (Step 1 of 4), se alege optiunea Microsoft Excel List or Database si se va actiona butonul Next; în fereastra de dialog deschisa (Step 2 of 4), câmpul Range se completeaza cu seria de celule care contin datele ce vor fi analizate (în cazul nostru, seria este A1:D12) si actioneaza butonul Next; în fereastra de dialog deschisa (Step 3 of 4), se gliseaza butonul Grupa în câmpul DATA. Se va afisa Sum of GRUPA (functia care realizeaza însumarea datelor din coloana GRUPA); deoarece nu dorim însumarea datelor din coloana GRUPA, vom realiza un dublu clic cu mouse-ul pe Microsoft Office Microsoft Excel • • • butonul Sum of GRUPA din câmpul DATA. Se afiseaza o noua fereastra de dialog care permite alegerea functiei Excel dorite (în acest caz - Count pentru numarare); dupa apasarea butonului OK si închiderea ultimei ferestre de dialog, în câmpul DATA va fi afisat butonul Count of GRUPA; se gliseaza butonul GRUPA în câmpul ROW (linie) pentru a utiliza aceasta denumire ca titlu de linie. Deasupra câmpului ROW se va afisa butonul GRUPA (figura nr.13); se actioneaza butonul Next pentru a trece la urmatorul pas; Figura nr.13 - Construirea tabelului pivot Microsoft Office • Microsoft Excel • în fereastra de dialog nou deschisa (Step 4 of 4), câmpul Pivot Table Starting Cell se completeaza cu adresa celulei la care va începe afisarea tabelului pivot (F1) în cadrul foii de calcul, iar câmpul Pivot Table Name va contine numele tabelului pivot; dupa actionarea butonului Finish, foaia de calcul va aspectul din figura nr.14. Figura nr. 14 - Aspectul final al foii de calcul Teme propuse 1. Sa se lanseze în executie tabelatorul Excel si sa se completeze celulele primei linii cu titlurile de coloane din figura nr.15. Foaia de lucru va purta numele Studenti, iar fisierul creat se va numi Stud.xls. 2. Sa se introduca datele din figura nr.15 în tabelul nou creat, prin intermediul unui formular de date (Form), apoi sa se Microsoft Office Microsoft Excel sorteze crescator dupa numarul matricol înregistrarile din baza de date creata. 3. Sa se adauge o noua coloana care sa contina media studentului pe ultimul semestru. Se vor completa celule respectivei coloane, dupa care se va calcula media generala a studentilor cu medii mai mari decât 8. 4. Sa se calculeze, folosind un tabel de sinteza, numarul studentilor din fiecare an de studiu. Sa se rezolve aceeasi problema cu functia DCount. Figura nr.15 Microsoft Office CUPRINS Microsoft Excel Facilitati de baza ale sistemului Excel.......................................1 Fereastra aplicatiei Excel...........................................................1 Operatii cu mape(registre) de lucru...........................................3 Operatii cu foi de lucru..............................................................4 Celule si domenii...................................................................6 Tipuri de date care se pot introduce în foaia de lucru............6 Modificarea datelor din foaia de lucru.................................13 Facilitati de formatare..........................................................17 Teme propuse.......................................................................20 Reprezentari grafice.................................................................22 Crearea diagramelor.............................................................22 Tipuri de diagrame...............................................................23 Operatii cu diagrame............................................................26 Prelucrarea datelor cu operatii specifice bazelor de date.........27 Operatii cu liste....................................................................27