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Tareas
Sector Administración
Oficina: Secretaría –– Recepción de Reclamos de Clientes –Archivo y distribución de comprobantes de pagos - Atención de Proveedores – Recepción y envío de documentación a fábrica - Notas varias al personal – Control y gestión de documentación de los camiones.
Recepción de llamados generales: Contestar el teléfono a la mayor brevedad
posible, en tono amable y cordial con la frase “La Serenísima buenos días” (el saludo cambiará según el horario en que se produzca el llamado). Si son mensajes para Don Eduardo o Sra. Bety se los anota registrando quién llamó, la hora y el mensaje que dejó. Este papel se lo pega en el escritorio de la oficina de Don Eduardo. Si es para Daniel o Gustavo se hace lo mismo pero se lo deja en el escritorio donde se toma la recaudación. Si el mensaje hace al desarrollo operativo de la empresa también se le informa verbalmente a Carlos y/o Santiago según corresponda.
Recepción de reclamos de clientes: Cuando el cliente llama haciendo un reclamo,
identificarlo, dejarlo expresarse y luego intentar calmarlo dándole alguna explicación razonable sobre la situación, si la hubiere. Después comprometerse a solucionarle el problema y anotar el reclamo en el cuaderno de “Reclamos de clientes” para que Resina lo resuelva. Anotar el teléfono.
Planilla de Caja: Archivo de documentación: Cuando don Eduardo entrega la
“Planilla de Caja” hay que separarla de los comprobantes que vienen adjuntos y archivarla junto con las planillas que están en el primer cajón del escritorio. Los comprobantes anexos son de gastos y pueden ser: Facturas A que van en el bibliorato “IVA Compras” separadas por Moreno Moreno o por Eduluc.; facturas B o C van en el bibliorato “Facturas B y C”. Estos gastos están todos pagados por lo que se archivan directamente. Hay que ver si los pagos hechos con facturas A que sean de Moreno Moreno superan los $200 + IVA. En ese caso hay que retenerlos para hacerles el comprobante de retención de Actividades Económicas. Una vez confeccionado el comprobante hay que darle a Buby para que los cobre. También están abrochados a la Planilla de Caja comprobantes por pagos de Piso y Ambulancia en distintas localidades del interior. Se archivan en el bibliorato “Piso y Ambulancia”. Pueden haber comprobantes por pagos de alquiler o servicios del departamento de Tartagal. (luz, gas y recibo de alquiler), estos se archivan en el bibliorato “Alquiler Tartagal”. Los comprobantes de peajes se los junta y luego se archivan en una hoja en blanco agrupados y sumados de a 10 comprobantes por empresa proveedora de peaje. Los comprobantes de retenciones pagadas por impuesto a las Actividades Económicas a los clientes se archivan en el bibliorato “Reten. Y Percep.”
Recepción de cheques: Los cheques ingresan a la empresa generalmente los días
sábados y miércoles. Cuando se reciben los cheques, hay que sacarles dos fotocopias a todos. Una copia es para Carlos y otra para grabar en el sistema. En el sistema se ingresa a Gestión, Tesorería, Cheques en cartera, Egresos para sacar el número de cliente a través del filtro. Luego en Tesorería, Cheques en cartera, Ingresos,
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se los ingresa al Sistema. En Tesorería, Ordenes de Pagos varias, se les da egreso cuando se efectúa el pago con cheque. Cuando se entreguen los cheques verificar que los que estén a nombre de Moreno Moreno hayan sido endosados por Don Eduardo y los que estén a nombre de Eduluc hayan sido endosados por la Sra. Bety.
Contactos con fábrica: Tel. 011-51690000 Andrea Diaz int. 2301 – Lucas Santana int. 2304 son las personas que reciben el mail en fábrica con la información
diaria de la planilla de pagos. Por otros temas consultar a Carlos Liendro.
Recepción del sobre de fábrica: Hay que estar atento a la llegada de los semi de
fábrica, ellos traen un sobre con facturas, recibos, NC, etc. Cada semi tendría que traer un sobre. A veces, cuando llegan dos juntos, uno sólo trae la facturación de los dos. Documentación que puede venir en los sobres: Comprobante de envío y recepción de información: Va en el tercer cajón. Los usa Carlos para detallar las cuentas corrientes que él envía. Detalle de devoluciones enviadas: vuelve firmada como constancia de recepción en fábrica. Se archiva en el bibliorato “Devoluciones”. También pueden llegar NC (567, 503, 502) por diferencias de facturación, en este caso se sacan fotocopias para Carlos al dorso del detalle de la comunicación del ajuste, también pueden venir NC con códigos 578, 579 por Repositores. En todos los casos a las NC se las asienta como “Créditos descontados” en la planilla de pagos. Factura de Logística La Serenisima S.A: se le saca fotocopia para Carlos y el original se graba en el sistema y en la planilla que corresponda en el archivo Pagos a Serenísima que está en el Escritorio. En este caso corresponde Pagos Serenisima Agosto 2006. Recibos de Logística La Serenisima S.A.: se controlan en las planillas impresas que están en el bibliorato “Serenísima Ctas. Ctes.” Si coinciden se abrochan a la planilla, sino se hace el reclamo a Andrea Díaz.
Pagos a Serenísima: en las planillas correlativas que se encuentran en el archivo
“Pagos a Serenisima” en el escritorio de la PC, se van anotando los créditos que se producen diariamente: por cuentas corrientes diarias que las genera, imprime e informa Carlos. Van en el cuadro de Créditos descontados, más las NC por diferencias de mercaderías (502, 503, 567, etc.), NC por repositores. También en este cuadro se anotan las diferencias por Débitos y Fletes. Esta diferencia surge de las facturas confirmadas que envía por mail Andrea Achar. El mail llega con el titulo de “Facturas confirmadas” y llega en formato Excel. Esa planilla se ordena por documentos. Se toman todos los documentos de Moreno Moreno (son las notas de débito por diferencias de mercaderías y las notas de crédito por fletes). También tiene que llegar un PDF para imprimir esta documentación. Si no llega hay que reclamarlo. En el cuadro “Otros pagos” se anotan los cheques de terceros (días sábados y miércoles), los ínter depósitos que se realizan, todos los días en Salta y los miércoles y viernes en Tartagal (camión 7 y 8). En el último cuadro se realiza un resumen de todos: Total de Facturas a cancelar menos Créditos descontados menos Otros pagos. El saldo puede ser deudor o acreedor. En caso de ser acreedor se pasa a la planilla siguiente en el cuadro Créditos descontados como “Saldo de la planilla anterior” y si es negativo se sigue agregando créditos a la planilla hasta cancelarlo. Una vez cancelada la planilla se imprimen tres copias: una para enviar a fábrica abrochada al detalle de Tesorería, otra con los detalles de las cuentas corrientes descontadas para Mónica Chazarreta y otra igual (con los detalles de las Ctas. Ctes.) para archivar en el bibliorato “Serenisima Ctas. Ctes.”
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También se confecciona un detalle con las cuentas corrientes que informa Carlos. En el detalle las Notas de Crédito se anotan correlativamente, por día, si es que falta algún número significa que se emitieron comprobantes por “Facturas confirmadas” por lo que hay que esperar el mail de Andrea Achar. Si en uno o dos días no llega hay que reclamarlo. Este detalle de cuentas corrientes se manda junto a la Planilla de Pagos a Mónica Chazarreta y se archiva una copia también junto a una de la Planilla de Pagos en el bibliorato “Serenísima Ctas. Ctes.” Los vencimientos de las facturas de Logística La Serenísima S.A son generalmente los lunes, miércoles, jueves y viernes. En esos días hay que pasar un mail a Andrea Díaz informando como quedó la planilla de pago. Si quedó cancelada se imprime para enviar en el sobre a fábrica.
Depósitos de camiones del interior: Los días miércoles a hs. 9:00 llamar a Juan
Torres (camión 7) Tel. 156056355 para pedir el importe del depósito que va a hacer, también llamar a René Rementeria (camión 8) Tel. 154447318 por la misma razón. René informa importe en efectivo e importe del cheque que va a mandar. Los tres importes se agregan a la planilla que vence ese día. El día Jueves Carlos retira de La Veloz del Norte los dos sobres que mandan los camiones del norte. Don Eduardo entrega los comprobantes de depósitos y el cheque endosado. Todo se envía asentado en el Formulario exclusivo de Tesorería, previamente sacar fotocopia de los tres. Viernes: Llamar a los camiones del norte (Torres y Rementeria) para ver cuanto van a depositar y agregar los importes a la planilla.
Pagos de cuotas convenios: Se pagan mensualmente, en lo posible al 10 de cada
mes. El importe de las cuotas a pagar está en el bibliorato “Convenios con Serenisima”. El convenio es por “Reconocimiento de deuda” y el monto varía según el mes. Éste surge de la sumatoria del importe de la columna Total cuota del mes más el importe de la columna IVA sobre intereses. Son 30 cuotas y la última vence el 10/06/07. Una vez pagadas las cuotas se manda dentro del sobre chiquito de “Tesorería”, el comprobante de depósito abrochado en un Formulario de uso exclusivo de Tesorería dejando una fotocopia archivada en el bibliorato “Convenios con Serenisima”.
Tratamiento de documentación de PDF: Estos archivos llegan por mail.
Facturas confirmadas: Este archivo lo envía Andrea Achar en planilla excel y en PDF para su impresión. Del mail se lo copia en un disquet y se lo pasa a la máquina de Carlos para imprimir todo el PDF. Una vez impreso se separan las Notas de Débito de los créditos por Fletes (Cód. 578, 514, 575, 599). A las Notas de Débito se las separa por triplicado archivándolas por separado o dárselas a Carlos y los originales se archivan para mandarlas al contador una vez al mes. Los comprobantes de fletes se archivan por código solamente en original, el triplicado se tira. Notas de Créditos por cuentas corrientes (Cód. 539): Este archivo también lo envía Andrea Achar pero lo recibe Carlos quien lo imprime y lo entrega en esta Secretaría. Se separan los originales para confeccionar la planilla con el detalle de cuentas corrientes descontadas en la planilla de pago. A los originales luego se los archiva para enviarlos una vez al mes al contador.
Devoluciones: Alfonso las codifica, cuando él las entrega se les saca fotocopia. En el
archivo “Devoluciones” del escritorio de la PC hay una hoja llamada “Clientes” donde está el detalle de los Números de clientes de los supermercados. En la parte superior derecha de cada remito de devolución se coloca ese número, luego se confecciona el 3
detalle de los remitos que se enviaran a fábrica. Este detalle se imprime por tres: uno para abrochar a los remitos originales de devolución que se colocan en el sobre para enviar a fábrica, otro para enviar también a fábrica con la leyenda “Por favor devolver esta copia firmada” como constancia de la recepción y otro se abrocha a las copias que quedan para nosotros en el bibliorato devoluciones. Si Alfonso demora en entregarlas hay que pedírselas para que Resina las codifique y no se retrase el envío.-
Factura por fletes: La confecciona la oficina de Carlos Liendro y la entrega para
pasarla por fax a Mónica Chazarreta de fábrica Tel. 011-51690000 int. 2222. Luego se prepara una planilla que está en el escritorio de la PC “Factura de fletes” para enviar en el sobre de Mónica Chazarreta, dejando una copia para archivarla en el bibliorato “Serenisima Cta. Ctes.
Envío de documentación a fábrica: En el semi se despacha el sobre a Adm. de
Vtas. (GR). En él se manda: un sobre blanco de Moreno Moreno para Mónica Chazarreta con copia de Planilla de Pago (Detalle del pago) y el detalle de las cuentas corrientes descontadas. Sobre para Tesorería (chiquito marrón), con una copia de la Planilla de Pago y un “Formulario para uso exclusivo de Tesoreria”. En ese formulario se transcribe la planilla de pago y los comprobantes de pago que se envían. En caso de los ínter depósitos se les saca fotocopia y se anotan con el número en la parte derecha, en el caso de los cheques se detallan a la izquierda conforme lo solicita el formulario. En lo posible, enviar toda la información del detalle de pago junta, (cheques, ínter depósitos, etc.). Comprobantes de Devoluciones abrochados a una planilla con el detalle de los mismos, más la copia para que vuelva firmada como recepción. En el tercer cajón del escritorio hay sobres vacíos, grandes, chiquitos, planillas para Tesorería.
Preparación del sobre para enviar a fábrica: Se utiliza el “Sobre de uso
múltiple para correspondencia interna N º 2”. Se anula el último casillero utilizado y en el renglón “A” se coloca “ADM. DE VTAS. (GR) y en el renglón “DE” se coloca “827 – MORENO –SALTA”. En lo posible entregarle al chofer del semi que se va, caso contrario a Santiago para que se lo entregue.
Recepción de facturas de proveedores: Cuando la oficina de Carlos Liendro
entrega las facturas de proveedores, se graban en el Sistema de Gestión, Tesorería, Administración, Registro de Compras y gastos. En el caso de Logística La Serenísima S.A. además de grabarse en el sistema también se graba en la planilla de pago. En el caso de los proveedores de repuestos y servicios cuando entregan la factura, se lea informa que el pago saldrá posiblemente el día miércoles, que nosotros lo vamos a llamar por teléfono cuando esté listo.
Pago a proveedores: El día martes se prepara el pago a proveedores para que se
abone el día miércoles. Se confecciona a mano una planilla colocando el nombre del proveedor con los importes a pagar detallados de la siguiente manera: Serenísima: es el saldo a pagar hasta el día martes a la tarde más la planillas que vencen el Jueves y el Viernes.-
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Dánica: el saldo figura en el sistema, igualmente hay que conciliarlo con el resumen que ellos mandan semanalmente. Piamontesa: el saldo figura en el sistema, se transcriben todas las facturas a vencer (sacar la cuenta cuales conforman el saldo), con la fecha de la factura para que Don Eduardo saque el pago según el vencimiento. Vencen a los 15 días de emitidas. Nutrimentos: queda sólo una factura a pagar que hay que descontarle las devoluciones que tenga Santiago. Conser: Se paga una vez al mes el saldo que ellos informan también una vez al mes. Esta información llega en un sobre que ellos envian y corresponde al pago de la cuota por obra social de la Sra. Mabel Tejedor, las retenciones de Impuesto a las Ganancias y SUSS que nos hacen por la facturación mensual de fletes. Se concilia con los pagos que nosotros tenemos hechos. Proveedores de repuestos y servicios varios: se anota en nombre del proveedor y el importe a pagar restado el importe a retener por impuesto a las Actividades Económicas, en caso de corresponder. También se anota el importe retenido. La retención se hace a los proveedores de Moreno Moreno y Cia. S.R.L. que superen los $200 + IVA, NO a los de Eduluc y Cia. S.R.L. En el caso de las Facturas C se toma como base imponible el total de la factura, a los que tienen Facturas A se toma el neto y se multiplica por el 3%. Ese importe es lo que se le descuenta al proveedor. Confección del formulario de Retención de Actividades Económicas: El formulario “Constancia de Retención” viene dividido en tres cuerpos iguales por lo que la información que se registra se repite tres veces. Los dos primeros contando de arriba para abajo, son para el contribuyente (en este caso el proveedor) , el último queda para Moreno Moreno y Cia. S.R.L. Se colocan los datos del proveedor conforme lo pide el formulario. Donde solicita el monto de la operación se coloca el importe neto de la factura cuando se trate de proveedor con Factura “A” y el total de la factura cuando se trate de proveedor con factura “B” o “C”. Donde solicita la Alícuota se coloca 3%. Puede ocurrir que el proveedor esté inscripto en Convenio Multilateral, en ese caso se le retiene el 1,5%. Son proveedores muy puntuales que ante la duda se le consulta por teléfono antes de hacer la retención. Si sale pago, Don Eduardo informa a quienes hay que avisar para que vengan a cobrar. Se los llama por teléfono a cada uno comunicándoles que hablamos de Moreno Moreno (depósito de Serenísima) y que está listo el pago si pueden venir a la mañana hasta hs. 12:30. En caso de que no puedan venir Don Eduardo tiene que guardar el dinero para la tarde. Los teléfonos están en la agenda azul “Rio Uruguay” o sino fijarse en la factura de cada proveedor. Al pagar hay que mostrarle al proveedor claramente la cuenta que se le está abonando. Se debe entregar los dos cuerpos que son para el contribuyente del comprobante de la retención de Actividades Económicas, en caso de corresponder. En algunos casos los pagos se hacen a través de depósitos bancarios. En el escritorio de la PC hay un archivo excel con el detalle de las cuentas bancarias.
Notas al personal:
Se hacen distintos tipos de notas al personal. Descargos, Apercibimientos, Vacaciones, Presentación en supermercados, etc. Los modelos se encuentran en el archivo “Notas al personal” en Mis documentos de la red. Una vez que están firmados dejarlos pegados en el escritorio de la Sra. Bety o entregárselo a ella en mano. Ausencias del personal: Cuando el empleado da a conocer que se encuentra enfermo, hay que recordarle que tiene que presentarse en Semtex Alvarado Nº 141 de 17:00 a
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19:00 hs. Se pasa un mail al Dr. Russo informando la ausencia del empleado, en lo posible a la mañana. Si no se notifica, el médico no lo atiende. Presentación en los supermercados: Se hace una nota que acompaña la documentación de los empleados preparada por la Sra. Bety. La nota es por cada uno de los empleados al igual que cada grupo de documentación. Cada día que un empleado cumple años se le entrega una nota de salutación. Esta nota esta en un archivo Word en el escritorio de la PC con el nombre de “Cumpleaños”. En el caso de vacaciones al personal hay que registralas en el archivo “Vacaciones del personal” que está en el escritorio de la PC. En el escritorio, en el archivo “Repartos” hay una hoja con los datos del personal. En el archivo “Teléfonos” están los teléfonos del personal.
Documentación al Contador
Dos veces al mes se envía documentación al estudio contable del Contador Espilocin. Se mandan las facturas del bibliorato “IVA Compras” separadas por Moreno Moreno y por Eduluc, ordenadas por fechas. Una vez al mes, antes del día cinco, se envían los comprobantes de las retenciones del impuesto Actividades Económicas realizadas y sufridas. Para ello se confecciona una planilla por retenciones cobradas y otra por retenciones pagadas. Ambas se encuentran en un archivo excel en el Escritorio de la PC con el nombre “Retenciones cobradas”. Asimismo se hace una planilla con otras retenciones sufridas, como por ejemplo Retención del Impuesto a las Ganancias (la realizan algunos clientes como Logística La Serenísima S..A., Supermercado Alianza S.A.), Retención del Régimen SUSS. (Logística La Serenísima S.A.) Estas planillas se encuentran en el mismo archivo citado.
Control y gestión de documentación de los camiones: Seguro: se paga
después del 25 de cada mes. Miguel Huide informa el importe total a pagar y el importe que corresponde a Moreno Moreno. Esto es para el cálculo de la retención de impuesto a las Actividades Económicas. A ese importe se le calcula el 28% para averiguar el neto o base imponible. A esa base imponible se le calcula el 3% que será el importe a descontar del total que informa Huide. El resto de la documentación tiene vencimientos que están registrado en el archivo “Repartos” en el escritorio de ñla PC. En ese archivo en formato excel hay una hoja con el detalle de los datos de los camiones y los vencimientos de cada camión. Otra con los datos de las motos de los preventistas, otra con los datos del personal y otra con los datos de los cumpleaños. A disposición para cualquier consulta: Mónica Tel. 0387-156832167.-
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